Czym jest absencja pracowników?
Absencja pracownicza to termin oznaczający nieobecność pracownika w miejscu pracy. Powodem absencji może być:
• urlop (wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, wychowawczy, okolicznościowy);
• problem zdrowotny pracownika (zwolnienie lekarskie z tytułu choroby własnej lub choroby dziecka do 14. roku życia);
• inna przyczyna, która nie ma uzasadnienia w Kodeksie pracy i której nie można usprawiedliwić (np. spóźnienie).
Absencja pracowników jest zjawiskiem, które niekorzystnie wpływa na wydajność i efektywność firmy. Jeśli wskaźnik absencji zaczyna niepokojąco rosnąć, trzeba zbadać dokładnie jej przyczyny i niezwłocznie wdrożyć strategie naprawcze.
Jakie są najczęstsze przyczyny absencji?
Podzielmy sobie absencję na dwie grupy: absencję planowaną, której powodem są zaplanowane urlopy oraz absencję nieplanowaną, czyli wszystkie nagłe nieobecności pracowników.
Absencja planowana to np. urlop macierzyński, tacierzyński, rodzicielski, wychowawczy, wypoczynkowy (w uzgodnionych terminach) lub okres zwolnienia lekarskiego, z którego skorzysta pracownik po zaplanowanej operacji itp. Z tym zjawiskiem firmie jest łatwiej sobie poradzić, bo pracodawca ma odpowiednio dużo czasu, aby przeorganizować zadania między pracownikami.
Absencję nieplanowaną możemy podzielić sobie na dwie podgrupy, czyli absencję, która może zostać usprawiedliwiona oraz absencję nieusprawiedliwioną.
Powodami absencji, która może zostać usprawiedliwiona, są np.:
• choroby i urazy – pracownik może być niezdolny do pracy z powodu infekcji, choroby zakaźnej, kontuzji, bądź poważniejszego wypadku;
• zdarzenia losowe – nagłe zdarzenia, takie jak wypadki, klęski żywiołowe, sytuacje rodzinne (narodziny dziecka, śmierć bliskiej osoby, ślub własny lub bliskiej osoby) czy sytuacje awaryjne;
• inna nieobecność zgłaszana przez pracownika, którą usprawiedliwia Kodeks pracy.
Powodami absencji nieusprawiedliwionej mogą być np.:
• zdrowotne problemy psychiczne (stres, atak lęku, atak depresji), przez które pracownik nie jest w stanie pojawić się w pracy;
• zdrowotne problemy pracownika wynikające z nadużywania substancji zakazanych (narkotyków) oraz alkoholu;
• konflikty rodzinne, np. konieczność przejęcia opieki nad dziećmi (niekoniecznie swoimi), choroba krewnego itp.;
• niewłaściwe warunki pracy, które demotywują pracownika do stawienia się w miejscu pracy (np. brak ogrzewania w sezonie zimowym, brak bieżącej wody itp.);
• wypalenie zawodowe i brak satysfakcji z pracy, czyli przeciążenie obowiązkami, brak perspektyw awansu oraz niewłaściwe zarządzanie, które powodują, że pracownik decyduje się opuścić miejsce pracy.
Rozpoznanie i zrozumienie tych różnorodnych przyczyn to klucz do skutecznego zarządzania absencją w firmie.
9 sposobów na redukcję absencji w firmie
Jeżeli już wiemy, że absencja w zespole istnieje i udało nam się zidentyfikować jej przyczyny, pora wdrożyć strategie naprawcze. Oto kilka przykładów, jak zmniejszyć absencję w miejscu pracy:
1. Elastyczne godziny pracy
Możliwość pracy w elastycznych godzinach umożliwia pracownikom lepsze dostosowanie harmonogramu do swoich potrzeb. Efektywne zarządzanie czasem pomaga ograniczyć przeciążenie obowiązkami i redukuje stres.
2. Przyjazne środowisko pracy
Stworzenie przyjaznego środowiska pracy powinno być nadrzędnym celem każdego pracodawcy. Takie miejsce musi nie tylko oferować swoim pracownikom wsparcie w ich codziennych obowiązkach oraz możliwość nawiązywania relacji z zespołem, ale również zapewniać usprawnienia, które pozwolą pracownikom łatwiej łączyć życie zawodowe z życiem prywatnym. Mogą to być np. elastyczne godziny pracy, czy dostęp lub dofinansowanie do żłobków / przedszkoli. Niezbędnym elementem przyjaznego środowiska pracy będzie sprawna wewnętrzna komunikacja.
3. Ergonomiczne stanowiska pracy
Zapewnienie pracownikom ergonomicznych warunków pracy zmniejszy liczbę urazów i problemów zdrowotnych związanych z pracą.
4. Programy zdrowotne i profilaktyczne
Wprowadzenie programów zdrowotnych i profilaktycznych, np. badań zdrowotnych, programów fitness, szkoleń z zakresu dietetyki, może pomóc obniżyć ilość problemów zdrowotnych w zespole. Dobrym rozwiązaniem będzie też zapewnienie pracownikom dostępu do prywatnej opieki medycznej.
5. Programy wsparcia psychologicznego
Stres i problemy emocjonalne są poważnymi przyczynami absencji. Firma może zaoferować pracownikom programy wsparcia psychologicznego, np. konsultacje z psychologiem, seminaria dotyczące radzenia sobie ze stresem itp.
6. Integracja zespołów
Dobre relacje między pracownikami i silna integracja w zespole pomagają budować pozytywną atmosferę w miejscu pracy, a zadowoleni i zaangażowani pracownicy są bardziej skłonni do regularnej obecności.
7. Rozwój zawodowy
Jeśli absencję powoduje brak perspektyw rozwoju zawodowego, koniecznością będzie przearanżowanie ścieżek kariery w firmie. Nowe obowiązki i adekwatnie wysokie wynagrodzenie sprawią, że w zespole na nowo wzrośnie poziom satysfakcji z pracy.
8. Programy motywacyjne i nagrody za obecność
Wprowadzenie systemu nagród za regularną obecność oraz premii za dobre wyniki może być silnym bodźcem dla pracowników. Ważne! Nie może to być jedyna strategia do walki z absencją! Badania pokazują, że samo premiowanie pracowników jest rozwiązaniem krótkoterminowym.
9. Monitoring absencji
Aby powyższe strategie zadziałały, warto regularnie monitorować zjawisko absencji. Systematyczna analiza danych pomoże działowi HR szybko reagować na niepokojące tendencje. Pomocnym narzędziem może okazać się wszechstronna platforma HR, która umożliwi skuteczny nadzór nad pracownikami.
Absencja: podsumowanie
Na problem absencji warto spojrzeć całościowo – dokładnie przeanalizować przyczyny nieobecności w zespole, wypunktować, jak firma może zareagować na problemy i wdrożyć odpowiednie działania naprawcze. Redukcja absencji w zespole przyniesie firmie długoterminowe korzyści w postaci wyższego poziomu zaangażowania zespołu i produktywności.
